PMOは「意味がない」「役に立たない」というのは本当か

大規模プロジェクトを立ち上げるとき、プロジェクトマネージャ(以下、PM)をフォローするプロジェクト・マネージメント・オフィス(以下、PMO)という部署を設置することがあります。
しかしPMOについては「あっても意味がない」「あまり役に立たない」という声もあり、「名前が格好いい雑用係」と揶揄されることも。いったいそれらは、事実なのでしょうか。

この記事では、PMO不要論が出てくるようになった背景を紹介したうえで、PMOにどのような機能を持たせて、どのような業務を与えれば「意味のある」「役に立つ」存在になるのか解説します。

なぜPMOは意味がないと言われるのか?

本来PMOがあるとPMの作業負担が減り、PMは自身の能力を発揮しやすくなるため、パフォーマンスが向上します。
またプロジェクトの実行メンバーも、PMOの進捗管理やスケジュール管理によって無駄なくスムーズに作業を進められます。

しかし、それでもPMO不要論が出てきたのには以下のような理由があります。

雑用にしかみえない

PMOの中には、「会議の準備や招集」「各グループから進捗報告を受けて資料をつくる」「上司や経営者に報告する」などに忙殺され、実質雑用係として機能している場合がよくあります。
このような雑用しかやらないPMOは単なる雑用班であり、価値が低いと思われるのも無理はありません。

新人や若手の修業の場とみなされている

PMOとしてメンバーの進捗状況をチェックさせると、プロジェクト全体を把握する機会ができます。実務を通して仕事を覚えることが可能となるため、新人や若手を教育の一環としてPMOに入れる場合があります。
しかし、逆にPMOのメンバーがプロジェクトの実働メンバーから指導や管理される本末転倒な状況が発生することも。これもPMOが不要だと思われてしまう要因の一つになります。

コミュニケーション・ツールで十分

現代では、スケジュール管理ツールやチャットツールなどが発達し、それらで全体の流れを把握・管理できるようになりました。PMOにスケジュール管理をしてもらわなくても、プロジェクトの実働メンバーがスマホを持っていれば、間に合ってしまうケースもしばしば。プロジェクトの規模や形態によっては、PMOのバリューが出しづらいこともあります。

意味のあるPMOとは何か?

上述したように、事務代行や雑務しかせず、創造性がないPMOは役に立たないと言われても仕方がない部分もあるでしょう。
しかし、それらはPMOという名称がついただけの雑用係でしかなく、このような「要らないPMO」は、「本当のPMO」ではないといえるでしょう。
PMが「いなくては困る」と感じるような仕事をしてくれるPMOこそ本当のPMOだといえます。

PMOの本当の業務

では「本当のPMO」とは何なのでしょうか。
様々な観点がありますが、PMOが本来高いバリューを発揮するのは、以下の様な業務だと言えます。

品質管理、コスト管理、スケジュール管理を行う

PMOの実力を測るには、品質管理ができているか、コスト管理ができているか、スケジュール管理ができているかを見る必要があります。
プロジェクトチーム内において総務部、労務部、経理部のような役割を担うことがPMOの本来の業務のひとつです。

PMの参謀

PMOは、PMの参謀の役割も果たします。PMへのアドバイスやメンタリングを行うことでPMを支えつつも、時には厳しくプロジェクトを前進させていく役割もあります。

事務処理をIT化して省力化効率化する

現代において、ITの効果的な利用は必須です。事務処理がIT化されて、省力化効率化がなされることで、プロジェクトの工数は大きく削減可能です。適切なツールの活用やシステムの導入によって、プロジェクトの効率化を図ることもPMOの役割です。
PMOの業務については、以下の記事も参考にしてみてください。

本物のPMOの設置は100を300にすることができる

PMOの役割はときに矮小化され、雑用係のような存在になってしまうこともあります。
しかしそれは本来のPMOの姿ではありません。PMが本来のPMOを持つことができれば、プロジェクトの実行メンバーの動きがスムーズになるだけでなく、実行メンバーの実力を引き出せるようになります。

100の力で300の成果を上げる力が、本物のPMOにはあります。そのような本物のPMO体制を構築することがプロジェクトの成功には欠かせないと言えるでしょう。

社内でPMOを設置できないなら外注化するのも「あり」

PMOは大切な役割がある一方で、ともすれば雑用係に成り下がってしまう危険性を孕んでいることを解説してきました。プロジェクトを計画している企業で、実効性のあるPMOをつくることが難しいと感じたら、PMO業務を外注化する選択肢もあります。

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Ryoji Takada

Ryoji Takada

PDCAをやり遂げプロジェクト収益化まで愚直にやるのは得意分野。2回上場を経験。 BPO領域のコンサルティング及び、WEBマーケティング領域の施策立案や運営/収益化業務に関わる。

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