PMOを外注するメリットとデメリットとは【外注先はコンサル?フリーランス?】

PMOとは(Project Management Office)の略称で、企業内のプロジェクトをまとめるPM(プロジェクトマネージャ)をサポートする組織のことです。自社のプロジェクトにPMOを置きたいと考えているものの、社内スタッフからのPMOメンバー選抜が難しいと困っている管理職の方は多いはず。

本記事では、PMOを外注するメリット・デメリットを解説します。さらに、コンサルティング会社とフリーランスに依頼する場合のメリット・デメリットも紹介するので、依頼先を選ぶ際の参考にしてください。

PMOを外注するメリット・デメリット

社内でPMOを担当する人員を選出する余裕がない場合は、外注がおすすめです。ここではPMOを外注するメリットとデメリットを解説します。

メリット

専門知識のある人材がそろっている

外注では、専門知識があり即戦力として活躍できる人材に依頼できます。PMO経験者が外注として業務を請け負うため、社内スタッフより経験・知識が豊富な場合が多いでしょう。

コスト削減になる

自社スタッフで人員を確保する場合、人件費に加えて人材の募集や社員教育などのコストが必要です。外注の場合、費用は基本的に紹介手数料と人件費となるため、社員を募集するより抑えられる可能性が高くなります。

さらに、募集から人材決定までの期間も短縮できます。人材確保までのプロセスもスムーズに行えます。

業務を効率化できる

PMOの経験者が担当することにより、業務の効率化も期待できます。自社の業界での経験が豊富な外注先に委託すれば、培ったノウハウを元に質の高い業務を行ってくれるでしょう。

デメリット

社員に経験やノウハウを蓄積できない

PMO業務をすべて外注先に委託する場合は、プロジェクトを通してのノウハウは社内に蓄積されません。将来的に社内スタッフのみのPMO立ち上げを考えているなら、社員もある程度業務に関わっておく必要があります。

情報が漏えいするリスクがある

外部の人員に情報を共有するため、情報漏えいのリスクが生じる可能性があります。セキュリティ面をふまえて、外注先は慎重に選ぶようにしましょう。秘密保持契約(NDA)の締結や、セキュリティ対策を万全にしておくことも重要です。

社内と外注先の間で認識の相違が生じる可能性がある

外注先のノウハウと自社の業務の進め方が違うことによる認識の相違が起こるケースが考えられます。大きな判断が必要なポイントでは、自社と外注先で認識を合わせながら進めることが大切です。後になって考えていた結果と違うと後悔しないように注意しましょう。

PMOの外注先を選ぶポイント

PMOを外注する際に押さえておくポイントを3つ紹介します。

過去実績

自社のプロジェクトと同じ分野の取り扱い実績があるかどうかを確認しましょう。経験が豊富でも得意とする業界が違う場合は、満足のいく結果にならない可能性があります。外注先のウェブサイトHPなど事前にわかることは調べておくとよいでしょう。

専門知識

業界の専門知識があるか・強みを持っているかどうかも重要です。専門性が高い業界ならば、資格保有者がいるかどうかも併せてチェックしておきましょう。

臨機応変に対応可能かどうか

急なスケジュール変更など、突発的な業務にも柔軟に対応できるかどうかもポイントです。トラブルなどの緊急時にスピーディーに動けるかどうかも、事前に確認しておくことをおすすめします。

コンサルティング会社に依頼するメリット・デメリット

PMOの主な外注先は、コンサルティング会社とフリーランスがあります。それぞれの特徴を理解して自社に合った外注先に依頼しましょう。
ここでは、コンサルティング会社に依頼する場合のメリットとデメリットを紹介します。

メリット

自社にはない知見を得られる

コンサルティング会社はさまざまな業務を担当してきた経験から、プロならではの知見を持っています。社内の人材に任せるのが難しい専門性が高い業務も、コンサルティング会社であれば、質の高い業務が期待できます。

短期間の業績アップが期待できる

コンサルティング会社なら、最短で効果を出せるプロセスを組んでプロジェクトを進めることが可能です。PMO業務の専門家が担当するため、自社対応よりスムーズに業務を進行できます。

第三者の立場で中立的に業務を進めてもらえる

コンサルティング会社は第三者の立場で中立的に業務を進めるので、客観的な視点からプロジェクトをチェックできます。社内では指摘しにくいポイントを明確に提示してもらうことで、今まで気がつかなかった課題や改善点を把握できるようになります。

デメリット

初期費用などで短期的なコストが増える

コンサルティング会社への外注費用は、初期費用なども併せて短期的にはコストがかかります。その後プロジェクトの成果があがり回収していきます。専門家が対応する分、フリーランスよりコストは高いケースが多いですが、高い効果が期待できるでしょう。

コンサルタントとの相性が合わない場合がある

コンサルタントの業務の進め方と自社の方針が合わない場合があります。コンサルティング会社の得意分野や業績を確認し、自社に似ている業界や規模の企業を担当している会社に依頼するとよいでしょう。

フリーランスに依頼するメリット・デメリット

次は、フリーランスに依頼する場合のメリットとデメリットを紹介します。

メリット

小さな案件でも依頼しやすい

フリーランスは、ピンポイントの業務依頼などにも対応できる場合が多いのが特徴。コンサルティング会社に依頼するには躊躇するような小規模のプロジェクトでも、フリーランスなら気軽に依頼しやすいところもポイントです。

業務内容を柔軟に対応してもらいやすい

フリーランスは個人業態のため、細かい業務内容の指定にも柔軟に対応してもらいやすいでしょう。対応可能な時間帯なども比較的融通が利きやすいのもフリーランスの強みです。

デメリット

継続的に業務に就いてもらえる保証がない

一度業務に携わってもらったとしても、今後も継続して担当してもらえる保証はありません。優秀な人ほどスケジュールが埋まっているため、こちらの希望どおりの期間に対応してもらえない可能性があります。

仕事の質や実績がわかりにくい

フリーランスは実績の見える化が難しいため、仕事の品質がわかりにくい点もデメリットとなります。コンサルティング会社の場合、会社ウェブサイトHPや資料請求で実績を確認可能な場合が多いですが、フリーランスは自己申告で判断せざるを得ないケースも想定されます。

人材探しの手間がかかる

企業が個人で活動する優秀なフリーランスを探す機会は少ないのが現状です。ゼロから求人を出すのは時間やコストがかかるため、クラウドソーシングサイトなどを利用すると手間が省けます。経験豊富で優秀な人はウェブサイトHPで仕事を獲得している場合もあるので、負担にならない程度に探してみるのもおすすめです。

自社のニーズに合ったPMOを外注しよう

外注のPMO人材は、自社の業界やプロジェクトのニーズにあった、外注先を選ぶことが大切です。初期費用などコストもさまざまなので、いくつか見積もりをとって検討するとよいでしょう。業務内容・予算など自社ニーズに合ったPMOを外注してください。

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サービスについて
Ryoji Takada

Ryoji Takada

PDCAをやり遂げプロジェクト収益化まで愚直にやるのは得意分野。2回上場を経験。 BPO領域のコンサルティング及び、WEBマーケティング領域の施策立案や運営/収益化業務に関わる。

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